Tietosuoja ja luottamuksellisuus ovat Orifarm-konsernissa (”Orifarm” tai ”me”) erittäin tärkeitä asioita. Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, miten Orifarm käsittelee henkilötietojasi yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisten tietosuojavaatimusten mukaisesti.
1. Henkilötietojen käsittely
Alla on lisätietoa tilanteista, joissa Orifarm käsittelee organisaation ulkopuolisten henkilöiden tietoja:
1.1. Orifarmin asiakkaan tai toimittajan yhteyshenkilö
Jos työnantajasi on Orifarmin asiakas tai tavarantoimittaja, käsittelemme sopimuksen solmimisen ja sen sisällön täyttämisen kannalta välttämättömiä tietoja. Lisäksi voimme tarvittaessa käsitellä tietoja, joita meillä on oikeutettu intressi käsitellä asiakas- tai toimittajasuhteen ylläpitämiseksi. Käsittelemme tällaisessa yhteydessä työntekijöitä koskevia tietoja (mukaan lukien nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja työpaikka).
Jos olet töissä Orifarmin kanssa yhteistyötä tekevässä apteekissa, voimme luovuttaa työhön liittyviä yhteystietojasi CRM-järjestelmämme tarjoajalle, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi. Tällaisessa tapauksessa rekisteröitäviä tietoja ovat esimerkiksi työpaikkasi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja erikoisalasi.
Käsittelyperusteitamme ovat yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklat 6(1)(b) ja 6(1)(f). Tietoja poistetaan sitä mukaa, kun meillä ei enää ole laillista tarkoitusta niiden käsittelyyn.
Jos olet antanut suostumuksesi, käytämme yhteystietojasi myös markkinointimateriaalien lähettämiseen yritykseesi tai työpaikallesi. Useimmissa tapauksissa postit lähetetään tosin yrityksen osoitteeseen tai pääsähköpostiin.
1.2. Haittavaikutuksista ilmoittaminen ja valitukset
Jos raportoit haittavaikutuksista tai reklamoit suoraan Orifarmille, käsittelemme yhteystietojasi, jotta voimme vastata yhteydenottoosi ja käsitellä ilmoituksessa antamiasi tietoja. Vaadittaessa ilmoitamme haittavaikutuksista viranomaisille, mutta siinä tapauksessa anonymisoimme tiedot.
Orifarm käyttää joissakin tapauksissa pätevää henkilötietojen käsittelijää (esimerkiksi puhelinpalvelukeskusta) haittavaikutusten ja reklamaatioiden raportointiin.
Käsittelyperusteemme ovat yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklat 6(1)(c) ja 9(2)(i), koska meillä on lakisääteinen velvollisuus valvoa lääkkeiden turvallisuutta. Orifarm säilyttää tietoja dokumentointia varten muodossa, josta henkilön voi tunnistaa, mutta viimeistään kuusi kuukautta ilmoituksen käsittelyn päättymisen jälkeen tiedot anonymisoidaan.
1.3. Työnhakija
Kun haet työtä Orifarmilta, käsittelemme hakemuksessasi, CV:ssäsi ja mahdollisissa liitteissä olevia tietoja, jotta voimme arvioida, sovellutko johonkin tehtävään Orifarmilla nyt tai tulevaisuudessa. Yleensä kyse on yleisistä henkilötiedoista, kuten nimestä, yhteystiedoista, syntymäajasta, koulutuksesta, työkokemuksesta ja suosituksista. Jos sinua pyydetään tekemään rekrytoinnin yhteydessä persoonallisuustesti ja/tai kognitiivisia testejä, käsittelemme myös niiden tulokset. Lisäksi saatamme kerätä tietoja, joita olet itse julkaissut esimerkiksi LinkedIn-palvelussa.
Pyydämme sinua lähettämään meille vain hakemasi tehtävän kannalta olennaisia tietoja. Henkilötunnusta tarvitaan rekrytointiprosessissa hyvin harvoin. Älä siis ilmoita sitä, ellemme erikseen pyydä.
Käytämme rekrytointiprosessin perustana yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklaa 6(1)(f), koska meillä on saamiemme tietojen perusteella oikeutettu intressi arvioida soveltuvuuttasi johonkin tämänhetkiseen tai tulevaan tehtävään Orifarmilla.
Muutamissa Orifarmin tehtävissä edellytetään rikosrekisteriotteen esittämistä. Haluamme vain nähdä sen, emme säilyttää sitä.
Poistamme hakemuksesi lähtökohtaisesti heti kun olemme päättäneet, voimmeko tarjota sinulle työpaikkaa Orifarmilla. Jos haluamme säilyttää työhakemuksesi vastaisen varalle, pyydämme suostumuksesi säilytyksen jatkamiseen kuuden kuukauden ajaksi rekrytointijakson jälkeen. Tämä pyyntö on yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklan 6(1)(a) mukainen.
1.4. Käynti Orifarmin toimipaikassa
Kun vierailet jossakin toimipaikassamme, tallennamme hallinnollisista ja turvallisuussyistä nimesi, edustamasi yrityksen nimen (paitsi jos olet tulossa työhaastatteluun), käyntiajankohdan ja Orifarmilla tapaamasi henkilön nimen.
Käsittelyperusteemme on yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artikla 6(1)(f), koska haluamme rekisteröidä tiedot turvallisuussyistä. Tiedot poistetaan viimeistään kuusi vuotta vierailusi jälkeen.
Tietyillä alueilla Orifarmin tiloissa ja niiden ympäristössä on videovalvonta. Tällaiset alueet on merkitty kyltillä. Videovalvonnan kautta saatuja tietoja käytetään vain rikosten torjuntaan eikä niitä siksi luovuteta muille kuin poliisille. Tallenteet säilytetään 30 päivän ajan, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti, elleivät ne ole jonkin oikeuskäsittelyn tutkintamateriaalia.
1.5. Verkkosivusto
Käytämme verkkosivustollamme evästeitä parantaaksemme sivuston käyttökokemusta ja laatiaksemme tilastoja. Sinun on annettava evästeiden käyttämiseen suostumuksesi. Lisätietoa saat evästekäytännöstämme, johon on linkki sivun alareunassa.
Jos käytät verkkosivustollamme olevaa yhteydenottolomaketta, käsittelemme nimesi, sähköpostiosoitteesi, maasi ja yhteydenottosi sisällön. Käsittelyperusteemme on yleensä yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artikla 6(1)(f), koska meillä on oikeutettu intressi vastata yhteydenottoosi. Tämän jälkeen käsittelyperusteet ja säilytysaika riippuvat siitä, mihin yhteydenottosi liittyy. Katso asiaankuuluva osio tästä tietosuojakäytännöstä.
2. Henkilötietojen luovuttaminen eteenpäin
Joissakin tapauksissa meillä voi kuitenkin olla oikeudellinen velvoite luovuttaa tietojasi muun muassa viranomaisille esimerkiksi haittavaikutusten raportoinnin yhteydessä. Tällaisissa tapauksissa käytetään tosin useimmiten anonymisoituja tietoja. Joissakin tapauksissa tietojesi luovuttaminen voi olla välttämätöntä, jotta voimme täyttää kanssasi solmitun sopimuksen.
Voimme antaa tietojesi käsittelyn myös Orifarmin IT-toimittajien (tietojenkäsittelijöiden) tehtäväksi. Tällaisessa tapauksessa käsittely tapahtuu Orifarmin puolesta ja ohjeidemme mukaisesti, ja sitä säädellään Orifarmin ja kyseisen IT-palveluntarjoajan välisellä kirjallisella sopimuksella.
3. Oikeutesi
Rekisteröitynä sinulla on useita tietosuojakäytäntöjen mukaisia oikeuksia. Sinulla on oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi, pyytää niiden korjaamista tai poistamista, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä sekä saada tietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (tietojen siirrettävyys). Näihin oikeuksiin voi liittyä ehtoja ja rajoituksia. Kykymme vastata pyyntöihin vaihtelee tapauskohtaisesti.
Jos et ole tyytyväinen henkilötietojesi käsittelyyn, voit tehdä valituksen paikalliselle valvontaviranomaiselle.
4. Orifarmin yhteystiedot
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit milloin tahansa ottaa meihin yhteyttä:
Orifarm Oy
Metsänneidonkuja 12
02130 Espoo
Puhelin: +358 (0) 97746870
Sähköposti:
info@orifarm.com
dataprotection@orifarm.com
