Inom Orifarm-koncernen ("Orifarm" eller ”vi”) har dataskydd och sekretess hög prioritet. Denna integritetspolicy beskriver hur Orifarm behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen ("GDPR") och nationella dataskyddskrav.
1. Personuppgiftsansvarig och kontaktinformation
Nedan kan du läsa mer om de situationer där Orifarm behandlar uppgifter om personer utanför organisationen:
1.1. Kontaktperson hos Orifarms kund eller leverantör
När du är anställd hos en kund eller leverantör till Orifarm behandlar vi de personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna ingå avtalet och följa dess villkor. Dessutom kan vi löpande behandla de uppgifter som vi har ett berättigat intresse av att behandla för att hantera vår relation med kunder/leverantörer. I samband med detta behandlar vi arbetsrelaterade uppgifter om anställda, såsom namn, e-postadress, telefonnummer och arbetsplats.
Om du är anställd på ett apotek som samarbetar med Orifarm, kan vi dela dina arbetsrelaterade kontaktuppgifter med leverantören av vårt CRM-system, om du har gett ditt samtycke till detta. Här registreras bland annat uppgifter om din arbetsplats, e-post, telefonnummer och expertis.
Vår grund för behandling är GDPR-artikel 6.1 b och 6.1 f. Uppgifterna raderas löpande i takt med att vi inte längre har ett legitimt syfte av att behandla dem.
Om du har gett ditt samtycke använder vi även dina kontaktuppgifter för att skicka marknadsföringsmaterial till ditt företag/din arbetsplats. I de flesta fall kommer det dock att handla om post som skickas till företagets adress eller marknadsföring som skickas till företagets e-post.
1.2. Rapportering av biverkningar och reklamationer
Om du rapporterar en biverkning eller reklamation direkt till Orifarm, behandlar vi dina kontaktuppgifter för att kunna hantera din förfrågan, och vi behandlar de uppgifter som du har angett. Slutligen kommer vi att rapportera biverkningar till offentliga myndigheter när så krävs, men detta sker i anonymiserad form.
Orifarm anlitar i vissa fall ett kompetent personuppgiftsbiträde (t.ex. ett callcenter) för att hantera rapporter om biverkningar och reklamationer.
Vår grund för behandling är GDPR-artikel 6.1 c och artikel 9.2 i, eftersom vi enligt lag är skyldiga att övervaka säkerheten för läkemedel. Orifarm lagrar ärenden i personligt identifierbar form för dokumentation i upp till 6 månader från det att ärendet är färdigbehandlat och därefter anonymiseras informationen.
1.3. Jobbsökande
När du söker ett jobb hos Orifarm behandlar vi de uppgifter som finns i din ansökan, ditt CV och eventuella bilagor för att bedöma om du är lämplig för en nuvarande eller framtida tjänst hos Orifarm. Här handlar det vanligtvis om allmänna personuppgifter, såsom namn, kontaktuppgifter, födelsedatum, utbildning, arbetslivserfarenhet och referenser. Om du blir ombedd att genomföra ett personlighetstest och/eller kognitivt test i samband med rekryteringen, behandlar vi också resultaten av dessa. Slutligen kan vi samla in information som du själv har publicerat på t.ex. LinkedIn.
Vi uppmanar dig att endast skicka oss den information som är relevant för den aktuella tjänsten. Det är ytterst sällan relevant för oss att få veta ditt personnummer i samband med rekryteringsprocessen och därför ska du endast ange detta om vi uttryckligen begär det.
Orifarms behandlingsunderlag under själva rekryteringsprocessen är intresseavvägningen i GDPR-artikel 6.1 f, eftersom vi har ett legitimt intresse av att kunna bedöma din lämplighet för en konkret eller framtida position hos Orifarm utifrån de uppgifter vi har fått från dig.
Vissa befattningar på Orifarm kräver information från brottsregister. Vi kommer endast att be om att få se utdraget ur brottsregistret och vi lagrar inte denna information.
Vanligtvis raderar vi din ansökan när vi har fattat beslut om vi kan erbjuda dig en anställning hos Orifarm. Om vi ser ett behov av att lagra din jobbansökan för senare användning, inhämtar vi ditt samtycke till fortsatt lagring i 6 månader efter rekryteringsprocessen, se GDPR-artikel 6.1 a.
1.4. Fysiska besök på en av Orifarms anläggningar
När du besöker en av våra anläggningar registrerar vi av administrativa och säkerhetsmässiga skäl ditt namn, vilket företag du kommer från (såvida du inte är på anställningsintervju hos oss) samt besökstidpunkten och vem hos Orifarm du besöker.
Vår grund för behandling är GDPR-artikel 6.1 f, eftersom det ligger i vårt intresse att göra denna registrering av säkerhetsskäl. Uppgifterna raderas senast 6 år efter ditt besök.
Videoövervakning finns på vissa platser i eller runt Orifarms byggnader. Sådana områden är skyltade. Information som samlas in via videoövervakning används endast för brottsförebyggande ändamål och vidarebefordras därför inte till någon annan än polisen. Inspelningar sparas endast i 30 dagar, varefter de raderas automatiskt, såvida de inte ingår i utredningen av ett brottsärende.
1.5. Webbplats
I samband med driften av våra webbplatser använder vi cookies för att förbättra användarupplevelsen på webbplatsen och för att ta fram statistik om du har samtyckt till detta. Mer information finns i vår cookiepolicy (se länken längst ner).
Om du använder ett kontaktformulär på vår webbplats behandlar vi uppgifter såsom ditt namn, e-postadress, vilket land du kommer ifrån och vad din förfrågan gäller. Vår grund för behandling är i grunden GDPR-artikel 6.1 f, eftersom vi har ett berättigat intresse av att besvara din förfrågan. Därefter beror behandlingen och lagringstiden på vad din förfrågan gäller (se relevant avsnitt i denna integritetspolicy).
2. Utlämning av dina personuppgifter
Orifarm lämnar generellt sett inte ut dina personuppgifter till andra personuppgiftsansvariga utanför Orifarm-koncernen. I enstaka fall kan vi dock ha en rättslig skyldighet att lämna ut dina uppgifter, till exempel till offentliga myndigheter i samband med rapportering av biverkningar. Här handlar det dock oftast om anonymiserade data. I vissa fall kan det också vara nödvändigt att lämna ut dina uppgifter för att fullgöra ett avtal som vi har ingått med dig.
Orifarm kan överlåta behandlingen av dina uppgifter till våra IT-leverantörer (personuppgiftsbiträden). I dessa fall sker deras behandling enbart på Orifarms vägnar och i enlighet med våra instruktioner, vilket regleras i ett skriftligt avtal mellan Orifarm och den aktuella IT-leverantören.
3. Dina rättigheter
Som registrerad har du ett antal rättigheter enligt dataskyddsreglerna. Dina rättigheter omfattar rätten att begära tillgång till och rättelse eller radering av dina personuppgifter, begränsning av och invändning mot vår behandling, samt rätten att få dina uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format (dataportabilitet). Dessa rättigheter kan vara föremål för vissa villkor och begränsningar. Huruvida vi kan tillmötesgå din begäran eller inte beror på en bedömning från fall till fall.
Om du är missnöjd med vår behandling av dina personuppgifter kan du lämna in ett klagomål till den lokala tillsynsmyndigheten.
4. Orifarms kontaktuppgifter
Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter:
Orifarm AB
Ingmar Bergmans Gata 2
114 34 Stockholm
Tel: +46 (0)40-680 02 60
Fax: +46 (0)40-680 02 61
E-post: dataprotection@orifarm.com
