I Orifarm Group («Orifarm» eller «vi») er databeskyttelse og konfidensialitet høyt prioritert. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Orifarm behandler personopplysningene dine i samsvar med EUs personvernforordning personvernforordningen og nasjonale personvernkrav.
1. Behandling av personopplysninger
Nedenfor kan du lese mer om situasjoner der Orifarm behandler opplysninger om personer utenfor organisasjonen:
1.1. Kontaktperson hos Orifarms kunde eller leverandør
Når du er ansatt hos en kunde av eller leverandør til Orifarm, behandler vi de personopplysningene som er nødvendige for at vi skal kunne inngå kontrakten og leve opp til dens innhold. I tillegg kan vi løpende behandle opplysninger som vi har en legitim interesse av å behandle med tanke på å iverata kunde-/leverandørforholdet. I den forbindelse behandler vi arbeidsrelaterte opplysninger om ansatte, herunder navn, e-post, telefonnummer og arbeidssted.
Er du ansatt ved et apotek som samarbeider med Orifarm, kan vi utveksle dine arbeidsrelaterte kontaktopplysninger med leverandøren av vårt CRM-system, hvis du har gitt ditt samtykke til dette. Her registreres blant annet opplysninger om arbeidsplassen din, e-post, telefonnummer og spesialitet.
Vårt behandlingsgrunnlag er EUs personvernforordning – art. 6(1)(b) og 6(1)(f). Opplysningene slettes løpende når vi ikke lenger har et legitimt formål for å behandle dem.
Hvis du har gitt samtykke til det, bruker vi også dine kontaktopplysninger til å sende din bedrift/arbeidsplass markedsføringsmateriell. I de fleste tilfeller vil det imidlertid være snakk om post sendt til bedriftsadressen eller markedsføring sendt til en hoved-e-postadresse.
1.2. Rapportering av bivirkninger og reklamasjoner
Hvis du rapporterer en bivirkning eller reklamasjon direkte til Orifarm, behandler vi kontaktopplysningene dine for å kunne besvare henvendelsen din, på samme måte som vi behandler opplysningene du har angitt i rapporten. Til slutt rapporterer vi bivirkninger til offentlige myndigheter når det er nødvendig, men dette skjer i anonymisert form.
Orifarm benytter i visse tilfeller en kompetent databehandler (f.eks. et callsenter) til å håndtere innberetninger av bivirkninger og reklamasjoner.
Vårt behandlingsgrunnlag er EUs personvernforordning – art. 6(1)(c) og art. 9(2)(i), da vi er lovpålagt å overvåke sikkerheten til legemidler. Orifarm oppbevarer sakene i personidentifiserbar form for dokumentasjon i opptil seks måneder fra rapporten er ferdigbehandlet, og deretter anonymiseres de.
1.3. Jobbsøker
Når du søker på en jobb hos Orifarm, behandler vi opplysningene som er oppgitt i søknaden din, CV-en din og eventuelle vedlegg for å vurdere om du er egnet for en nåværende eller fremtidig stilling hos Orifarm. Her er det vanligvis snakk om vanlige personopplysninger, herunder navn, kontaktopplysninger, fødselsdato, utdannelse, jobberfaring og referanser. Hvis du blir bedt om å gjennomføre en personprofiltest og/eller kognitiv test i forbindelse med rekrutteringen, behandler vi også resultatene av disse. Til slutt kan vi innhente informasjon som du selv har offentliggjort, for eksempel på LinkedIn.
Vi oppfordrer deg til å sende oss kun de opplysningene som er relevante for den konkrete stillingen. Det vil svært sjelden være relevant for oss å få opplyst personnummeret ditt i forbindelse med rekrutteringsprosessen, og vi oppfordrer derfor til at dette kun utleveres hvis du spesifikt ber om det.
Orifarms behandlingsgrunnlag under selve rekrutteringsprosessen er interesseavveiningen i EUs personvernforordning – art. 6(1)(f), da vi har en legitim interesse i å kunne vurdere din egnethet for en konkret eller fremtidig stilling hos Orifarm ut fra opplysningene vi har mottatt om deg.
Enkelte stillinger i Orifarm krever fremvisning av politiattest. Vi vil kun be om å få politiattesten forevist og oppbevarer den derfor ikke i etterkant.
Vi sletter i utgangspunktet søknaden din når vi har tatt en beslutning på om vi kan tilby deg en stilling hos Orifarm. Hvis vi får behov for å oppbevare jobbsøknaden din osv. til senere bruk, innhenter vi ditt samtykke til fortsatt oppbevaring i seks måneder etter rekrutteringsperioden, jf. EUs personvernforordning – art. 6(1)(a).
1.4. På fysisk besøk hos Orifarm
Når du besøker en av våre adresser, registrerer vi av administrative og sikkerhetsmessige hensyn ditt navn, hvilken virksomhet du kommer fra (med mindre du er på jobbsamtale hos oss) samt besøkstidspunktet og hvem hos Orifarm du besøker.
Vårt behandlingsgrunnlag er EUs personvernforordning – art. 6(1)(f), da det er i vår interesse å foreta denne registreringen av sikkerhetsmessige årsaker. Opplysningene slettes senest seks år etter besøket.
Videoovervåking er installert på enkelte områder i eller rundt Orifarm-bygninger. Slike områder er skiltet. Informasjon innhentet via videoovervåking brukes kun til kriminalitetsforebyggende formål og vil derfor ikke bli videregitt til andre enn politiet. Opptak lagres bare i 30 dager, deretter slettes de automatisk, med mindre de inngår i etterforskningen av en straffesak.
1.5. Hjemmeside
I forbindelse med driften av våre nettsider bruker vi cookies for å forbedre brukeropplevelsen på siden og for å utarbeide statistikk, hvis du har gitt samtykke til det. Les mer i våre retningslinjer for informasjonskapsler via lenken nederst på nettstedet.
Bruker du et kontaktskjema på hjemmesiden vår, behandler vi opplysninger om navn, e-postadresse, hvilket land du kommer fra og hva henvendelsen din gjelder. Vårt behandlingsgrunnlag vil i utgangspunktet være EUs personvernforordning – art. 6(1)(f), da vi har en berettiget interesse i å besvare henvendelsen din. Deretter avhenger behandlingsgrunnlaget og lagringsperioden av hva henvendelsen din gjelder. Se relevant avsnitt i denne personvernerklæringen.
2. Videreformidling av dine personopplysninger
Orifarm gir i utgangspunktet ikke personopplysningene dine videre til andre dataansvarlige utenfor Orifarm-konsernet. I enkelte tilfeller kan vi imidlertid ha en rettslig forpliktelse til å videreformidle opplysningene dine, blant annet til offentlige myndigheter, f.eks. i forbindelse med bivirkningsrapportering. Her vil det imidlertid oftest være snakk om anonymiserte data. I noen tilfeller kan det også være nødvendig å oppgi opplysningene dine for å oppfylle en avtale vi har inngått med deg.
Orifarm kan overlate behandlingen av dine opplysninger til våre IT-leverandører (databehandlere). I så fall skjer behandlingen utelukkende på Orifarms vegne og etter vår instruks, noe som vil være regulert i en skriftlig avtale mellom Orifarm og den aktuelle IT-leverandøren.
3. Dine rettigheter
Som registrert har du en rekke rettigheter i henhold til personvernreglene. Dine rettigheter inkluderer retten til å be om innsyn i og korrigering eller sletting av dine personopplysninger, begrensning av og innsigelse mot vår behandling, samt retten til å motta dine opplysninger i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format (dataportabilitet). Disse rettighetene kan være underlagt vilkår og begrensninger. Hvorvidt vi kan imøtekomme forespørselen din, vil avhenge av en konkret vurdering.
Hvis du er misfornøyd med vår behandling av personopplysningene dine, kan du sende inn en klage til den lokale tilsynsmyndigheten.
4. Kontaktopplysninger for Orifarm
Du er alltid velkommen til å kontakte oss hvis du har spørsmål om behandlingen av personopplysningene dine:
Orifarm AS
Sandakerveien 138
0484 Oslo
Telefon: +47 21 69 69 10
Faks: +47 21 52 00 10
E-post: info@orifarm.com
E-post: dataprotection@orifarm.com
