1. Isikuandmete töötlemine
Alljärgnevalt saate lugeda lähemalt olukordadest, kus Orifarm töötleb organisatsiooniväliseid inimesi puudutavat teavet:
1.1. Kontaktisik Orifarmi kliendi või tarnija juures
Kui töötate Orifarmi kliendi või tarnija juures, töötleme isikuandmeid, mis on vajalikud lepingu sõlmimiseks ja selle sisu täitmiseks. Lisaks võime kliendi-/tarnijasuhete käsitlemiseks jooksvalt töödelda teavet, mille töötlemiseks on meil õigustatud huvi. Sellega seoses töötleme töötajate tööga seotud teavet, sealhulgas nime, e-posti aadressi, telefoninumbrit ja töökohta.
Kui töötate Orifarmiga koostööd tegevas apteegis, saame teie tööalaseid kontaktandmeid vahetada meie CRM-süsteemi pakkujaga, kui olete selleks nõusoleku andnud. Siin registreeritakse mh andmed teie töökoha, e-posti, telefoninumbri ja eriala kohta.
Meie töötlemise aluseks on GDPR art. 6(1)(b) ja 6(1)(f). Teavet kustutatakse jooksvalt, kui meil enam pole õiguspärast eesmärki seda töödelda.
Kui olete selleks nõusoleku andnud, kasutame teie kontaktandmeid ka teie ettevõttesse/töökohta turundusmaterjalide saatmiseks. Enamasti on tegemist posti saatmisega ettevõtte aadressile või turundusmaterjalide saatmisega üldisele e-posti aadressile.
1.2. Kõrvaltoimetest ja kaebustest teatamine
Kui teatate kõrvaltoimest või kaebusest otse Orifarmile, töötleme teie päringule vastamiseks teie kontaktandmeid nii, nagu töötleme teiepoolset aruandes esitatud teavet. Vajaduse korral teavitame kõrvalmõjudest ametiasutusi, kuid seda tehakse anonüümselt.
Mõnel juhul kasutab Orifarm kõrvaltoimete teadete ja kaebuste käsitlemiseks pädevat andmetöötlejat (nt kõnekeskust).
Meie töötlemise aluseks on GDPR art. 6(1)(c) ja art. 9(2)(i), sest oleme seadusega kohustatud jälgima ravimite ohutust. Orifarm säilitab juhtumeid isikut tuvastaval kujul dokumenteerimiseks kuni 6 kuud menetluse lõpust, misjärel need muudetakse anonüümseks.
1.3. Tööle kandideerija
Kui kandideerite Orifarmi tööle, töötleme teie avalduses, CV-s ja võimalikes lisades olevat teavet, et hinnata, kas olete sobiv mõnele Orifarmi praegusele või tulevasele ametikohale. Tavaliselt on need üldised isikuandmed, sealhulgas nimi, kontaktandmed, sünniaeg, haridus, töökogemus ja soovitused. Kui teil palutakse värbamisega seoses läbi viia isikliku profiili test ja/või kognitiivne test, siis töötleme ka nende tulemusi. Lisaks saame koguda teavet, mille olete ise avaldanud, nt. LinkedInis.
Soovitame teil saata meile ainult seda teavet, mis on konkreetse ametikoha puhul asjakohane. Teie isikukoodi teadmine seoses värbamisprotsessiga on meile äärmiselt harva asjakohane, mistõttu soovitame seda väljastada ainult siis, kui teilt seda konkreetselt palutakse.
Orifarmi töötlemisaluseks värbamisprotsessis on huvide tasakaal GDPR-i art. 6(1)(f), sest meil on õigustatud huvi hinnata teie sobivust konkreetsele või tulevasele ametikohale Orifarmis teie kohta saadud teabe põhjal.
Mõned ametikohad Orifarmis nõuavad karistusregistri väljavõtte esitamist. Palume karistusregistri väljavõte vaid ette näidata, seda ei säilita.
Kustutame teie avalduse pärast seda, kui oleme otsustanud, kas saame pakkuda teile ametikohta Orifarmis. Kui peame vajalikuks teie kandideerimisavaldus alles jätta vms. hilisemaks kasutamiseks, taotleme teie nõusolekut jätkuvaks säilitamiseks 6 kuud pärast värbamisperioodi, vt GDPR art. 6(1)(a).
1.4. Füüsiline külastus Orifarmi asukohas
Kui külastate mõnda meie asukohtadest, registreerime administratiivsetel ja turvalisuse kaalutlustel teie nime, millises ettevõttes te töötate (v.a juhul, kui olete meiega töövestlusel), samuti külastuse aja ja keda Orifarmis külastate.
Meie töötlemise aluseks on GDPR art. 6(1)(f), sest selline registreerimine on turvakaalutlustel meie huvides. Teave kustutatakse hiljemalt 6 aastat pärast teie külastust.
Orifarmi hoonetes või nende ümbruses on teatud aladele paigaldatud videovalve. Need alad on vastavalt tähistatud. Videovalve abil saadud teavet kasutatakse üksnes kuritegevuse ennetamiseks ja seetõttu ei edastata seda kellelegi peale politsei. Salvestisi säilitatakse vaid 30 päeva, misjärel need kustutatakse automaatselt, välja arvatud juhul, kui need on osa kriminaalasja uurimisest.
1.5. Koduleht
Kui kasutate meie veebisaidil kontaktivormi, töötleme teavet teie nime, e-posti aadressi, teie päritoluriigi ja päringu teema kohta. Meie töötlemise lähtekohaks on GDPR-i art. 6(1)(f), sest meil on õigustatud huvi teie päringule vastata. Edaspidi olenevad töötlemise alused ja säilitusperiood sellest, millega teie päring on seotud – vt käesoleva privaatsuspoliitika vastavat jaotist.
2. Teie isikuandmete edastamine
Üldjuhul ei edasta Orifarm teie isikuandmeid teistele Orifarmi kontsernivälistele vastutavatele töötlejatele. Mõnel juhul võib meil aga olla õiguslik kohustus teie andmed edastada, sh riigiasutustele, nt seoses kõrvaltoimete teatamisega. Enamasti on need aga anonüümseks muudetud andmed. Mõnel juhul võib osutuda vajalikuks teie andmete edastamine ka teiega sõlmitud lepingu täitmiseks.
Orifarm võib usaldada teie teabe töötlemise meie IT-tarnijatele (andmetöötlejatele). Sellisel juhul toimub andmete töötlemine ainult Orifarmi nimel ja meie juhiste kohaselt, mis on reguleeritud kirjaliku lepinguga Orifarmi ja kõnealuse IT-tarnija vahel.
3. Teie õigused
Registreerituna on teil andmekaitse-eeskirjade kohaselt mitmeid õigusi. Teie õigused hõlmavad õigust nõuda juurdepääsu oma isikuandmetele ja nende parandamist või kustutamist, meie töötlemise piiramist ja vastuväidet, samuti õigust saada oma teavet struktureeritud, tavaliselt kasutatavas ja masinloetavas vormingus (andmete teisaldatavus). Nende õigustega võivad olla seotud tingimused ja piirangud. Teie taotluse täitmine oleneb alati konkreetsest hinnangust.
Kui te ei ole oma isikuandmete töötlemisega rahul, võite esitada kaebuse kohalikule järelevalveasutusele.
4. Orifarmi kontaktandmed
Olete alati oodatud meiega ühendust võtma, kui teil on küsimusi oma isikuandmete töötlemise kohta:
Orifarm OÜ
Maakri 19-21
ET-10145 Tallinn
Telefon: +45 6395 2806
info@orifarm.com
