I Orifarm koncernen ("Orifarm" eller "vi") er databeskyttelse og fortrolighed højt prioriteret. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Orifarm behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (herefter ”GDPR”) og nationale databeskyttelseskrav.
1. Behandling af personoplysninger
Nedenfor kan du læse mere om de situationer, hvor Orifarm behandler oplysninger om personer uden for organisationen:
1.1. Kontaktperson hos Orifarms kunde eller leverandør
Når du er ansat ved en kunde eller leverandør til Orifarm, behandler vi de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi kan indgå kontrakten og leve op til dens indhold. Derudover kan vi løbende behandle de oplysninger, som vi har en legitim interesse i at behandle til varetagelse af kunde-/leverandørforholdet. Vi behandler i den forbindelse arbejdsrelaterede oplysninger om ansatte, herunder navn, e-mail, telefonnummer og arbejdssted.
Er du ansat på et apotek, der samarbejder med Orifarm, kan vi udveksle dine arbejdsrelaterede kontaktoplysninger med udbyderen af vores CRM-system, hvis du har givet dit samtykke hertil. Her registreres bl.a. oplysninger om dit arbejdssted, mail, telefonnummer og dit speciale.
Vores behandlingsgrundlag er GDPR art. 6(1)(b) og 6(1)(f). Oplysningerne slettes løbende i takt med, at vi ikke længere har et legitimt formål med at behandle dem.
Hvis du har givet dit samtykke til det, bruger vi også dine kontaktoplysninger til at sende din virksomhed/arbejdsplads markedsføringsmateriale. I de fleste tilfælde vil der imidlertid være tale om post sendt til virksomhedsadressen eller markedsføring sendt til en hovedmail.
1.2. Indberetning af bivirkninger og reklamationer
Hvis du indberetter en bivirkning eller reklamation direkte til Orifarm, behandler vi dine kontaktoplysninger, for at kunne besvare din henvendelse, ligesom vi behandler de oplysninger, du har angivet i indberetningen. Endelig foretager vi indberetning af bivirkninger til offentlige myndigheder, når det er påkrævet, men dette sker i anonymiseret form.
Orifarm benytter i visse tilfælde en kompetent databehandler (f.eks. et callcenter) til at håndtere indberetninger af bivirkninger og reklamationer.
Vores behandlingsgrundlag er GDPR art. 6(1)(c) og art. 9(2)(i), da vi er retligt forpligtet til at overvåge sikkerheden med lægemidler. Orifarm opbevarer sagerne i personhenførbar form med henblik på dokumentation i op til 6 måneder fra indberetningen er færdigbehandlet, hvorefter de anonymiseres.
1.3. Jobansøger
Når du søger et job hos Orifarm, behandler vi de oplysninger, der fremgår af din ansøgning, CV og eventuelle bilag med henblik på at vurdere, om du er egnet til en nuværende eller fremtidig stilling hos Orifarm. Her vil der typisk være tale om almindelige personoplysninger, herunder navn, kontaktoplysninger, fødselsdato, uddannelse, joberfaring og referencer. Hvis du bliver bedt om at gennemføre en personprofiltest og/eller kognitiv test i forbindelse med rekrutteringen, behandler vi også resultaterne af disse. Endelig kan vi indhente oplysninger, som du selv har offentliggjort, f.eks. på LinkedIn.
Vi opfordrer dig til alene at sende os de oplysninger, der er relevante for den konkrete stilling. Det vil yderst sjældent være relevant for os at få oplyst dit personnummer i forbindelse med rekrutteringsprocessen, hvorfor vi opfordrer til, at dette alene udleveres, hvis du specifikt anmodes om det.
Orifarms behandlingsgrundlag under selve rekrutteringsprocessen er interesseafvejningen i GDPR art. 6(1)(f), da vi har en legitim interesse i at kunne vurdere din egnethed til en konkret eller fremtidig stilling hos Orifarm ud fra de oplysninger, vi har modtaget om dig.
Enkelte stillinger i Orifarm kræver fremvisning af straffeattest. Vi vil alene bede om at få straffeattesten forevist og opbevarer den derfor ikke efterfølgende.
Vi sletter som udgangspunkt din ansøgning, når vi har truffet beslutning om, hvorvidt vi kan tilbyde dig en stilling hos Orifarm. Hvis vi finder behov for at opbevare din jobansøgning mv. til senere brug, indhenter vi dit samtykke til fortsat opbevaring i 6 måneder efter rekrutteringsperioden, jf. GDPR art. 6(1)(a).
1.4. På fysisk besøg hos en Orifarm lokation
Når du besøger en af vores adresser, registrerer vi af administrative og sikkerhedsmæssige hensyn dit navn, hvilken virksomhed du kommer fra (medmindre du er til jobsamtale hos os) samt besøgstidspunktet og hvem hos Orifarm du besøger.
Vores behandlingsgrundlag er GDPR art. 6(1)(f), da det er i vores interesse at foretage denne registrering af hensyn til sikkerheden. Oplysningerne slettes senest 6 år efter dit besøg.
Der er installeret videoovervågning på visse områder i eller omkring Orifarms bygninger. Sådanne områder er skiltet. Informationer indhentet via videoovervågning anvendes alene til kriminalitetsforebyggende formål og vil derfor ikke blive videregivet til andre end politiet. Optagelser opbevares alene i 30 dage, hvorefter de slettes automatisk, medmindre de indgår i efterforskningen af en straffesag.
1.5. Hjemmeside
I forbindelse med driften af vores hjemmesider anvender vi cookies med henblik på at forbedre brugeroplevelsen på siden og til at udarbejde statistik, hvis du har givet dit samtykke til det. Læs mere i vores cookiepolitik via linket nederst på hjemmesiden.
Benytter du en kontaktformular på vores hjemmeside, behandler vi oplysninger om dit navn, mailadresse, hvilket land du kommer fra og hvad din henvendelse vedrører. Vores behandlingsgrundlag vil som udgangspunkt være GDPR art. 6(1)(f), da vi har en berettiget interesse i at besvare din henvendelse. Herefter afhænger behandlingsgrundlag og opbevaringsperiode af, hvad din henvendelse vedrører, se relevant afsnit i denne privatlivspolitik.
2. Videregivelse af dine personoplysninger
Orifarm videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til andre dataansvarlige uden for Orifarm koncernen. I enkelte tilfælde kan vi imidlertid have en retlig forpligtelse til at videregive dine oplysninger, bl.a. til offentlige myndigheder, f.eks. i forbindelse med bivirkningsrapportering. Her vil der dog oftest være tale om anonymiserede data. Det kan i visse tilfælde også være nødvendigt at videregive dine oplysninger for at opfylde en aftale, vi har indgået med dig.
Orifarm kan overlade behandlingen af dine oplysninger til vores IT-leverandører (databehandlere). I så fald sker deres behandling alene på Orifarms vegne og efter vores instruks, hvilket vil være reguleret i en skriftlig aftale mellem Orifarm og den pågældende IT-leverandør.
3. Dine rettigheder
Som registreret har du en række rettigheder efter databeskyttelsesreglerne. Dine rettigheder omfatter retten til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger, begrænsning af og indsigelse mod vores behandling, samt retten til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Disse rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt vi kan imødekomme din anmodning, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering.
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til den lokale tilsynsmyndighed.
4. Orifarms kontaktoplysninger
Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger:
Orifarm Group A/S
Energivej 15
5260 Odense S
CVR: 27347282
Tlf.nr: +45 63952700
E-mail: dataprotection@orifarm.com
